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martes, 31 de agosto de 2010

INFORMES

1. Qué es un Informe y para qué sirve?

-Un INFORME es un objeto de Access. Los Informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos.

El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

2. Pasos para crear un informe

El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.El Informe o reporte de un trabajo es un documento de calidad académica en el que se da cuenta de1) lo que se realizo2) criterios que se hizo (necesidad a satisfacer, problema a resolver, objetivo u objetivos a lograr)3) cómo se realizo y4) qué resultados se obtuvieron.Cómo se pueden dar cuenta en el informe o reporte se emplea información ya creada cuando se elaboró el proyecto o el plan de trabajo a realizar o , también, al recuperar la forma como se realizó el trabajo, así como al concluir y revisar los resultado obtenidos.

3.Enumera y describe brevemente las distintas formas de crear un Informe

Ø Diseño de Informe: abre un informe en blanco en la vista diseño y hay que ir incorporando los distintos objetos que se quiere que aparezcan en él.

Ø Asistente para Informes: utiliza un asistente que va guiando paso por paso en la creación del Informe.

Ø Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo Informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Ø Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación

Según el tipo de informe que se elija, el Informe presentará los datos de manera diferente.

Para poder utilizar el asistente hay que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del Informe. Este será el único dato a introducir, una vez introducido se selecciona el tipo de autoinforme y se pulsa el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

Ø Asistente para gráficos: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.

Ø Asistente para etiquetas: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación etiquetas.

4.Establece la diferencia entre Informes y Formularios

-Informe es el que muestra la información, por lo general con el fin de imprimirla.Formulario es el que contiene controles (botones, cuadros de texto, casillas de verificación, etc.) con los cuales se interactúa, hay gente que le llama a esto la aplicación.Por lo general, para capturar la información no se hace directamente sobre las tablas, sino que se crea un formulario con los controles para hacerlo.

BASE DE DATOS:CONSULTAS

1- Que es una consulta?

-La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. Además, permite obtener datos de una tabla, modificarlos, elegir uno o varios campos, seleccionar registros, realizar cálculos, partiendo de los datos obtenidos se pueden crear nuevos elementos como formularios, informes o consultas.

2-cuales son los tipos de consultas?

-Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.

-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.

-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.

-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.-Consultas de parámetros: una

-consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

3- Enumera las opciones para crear una Consulta

-Este tema pertenece a la documentación de la versión preliminar y está sujeto a cambios en versiones futuras. Los temas en blanco se incluyen como marcadores de posición. NOTA: Con el fin de proporcionarle contenido adicional en distintos idiomas, Microsoft ofrece documentación localizada mediante métodos de traducción alternativos. Para esta versión preliminar, parte del contenido de esta documentación se ha traducido mediante el uso de estos métodos. Microsoft es consciente de que los documentos traducidos de esta forma no son siempre perfectos, por lo que es posible que este artículo contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática. La versión final de este contenido se traducirá por los métodos tradicionales y la calidad será igual que la de las versiones anteriores.]La funcionalidad de las notificaciones de consulta se basa en los mecanismos de detección de cambios que el Database Engine (Motor de base de datos) utiliza para mantener las vistas indizadas. Los requisitos y las restricciones de las instrucciones de una consulta de notificación son similares a los de una vista indizada.

4-Identificar los íconos de Consulta de la ventana Base de datos

Los iconos de bases de datos tienen los tamaños 16x16, 24x24, 32x32, 48x48 y 256x256. Los iconos tienen dos variantes de colores: 256 colores y color verdadero con semitransparencia. También tienen varios formatos de archivos, tales como ICO, PNG, GIF y BMP.

Base de datos: Formularios

consulta formularios

¿Qué es un formulario y para qué se utiliza?

Objetivo: Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Objetivos específicos, Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario. Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas. Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo. Requisitos básicos: Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.

¿Cuál es la estructura de un formulario?

-Estructura de un formulario:su diseño y estructura funcional lo convierten en una herramienta práctica y fácil de utilizar. El área de diseño de un Formulario consta de las siguientes partes:

a.Encabezado: en esta área colocamos lo que queremos que aparezca al principio del formulario (ejemplo: el título).

b.Detalle: En esta sección se distingue el nombre del campo y dato del campo.

c.Pie: se coloca información que queremos aparezca al final del formulario.

¿Cuáles son las formas de crear un formulario?

-Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos creada, si hacemos clic en la barra de menú poción Crear – Formulario se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario:
Vista diseño: abre un formulario en blanco y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.
Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla según el tipo de formulario que elijamos, el formulario presentará los datos de manera diferente

¿Cuál es la Importancia del cuadro de controles?

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Inserta la imagen de uno de los formularios que creaste

lunes, 26 de julio de 2010

CIBER-CONSULTA

SIGNIFICADOS DE SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS Y SU FUNCION

CONCEPTOS:

· Un gestor de Base de Batos (SGBD) es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos, organizarlos de manera significativa para poder obtener información.

· Una Base de datos (bd) es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, y se refieren a una organización, materia, o problema determinado".

· Una Base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

· Una Base de Datos es una colección de datos y/o documentos digitales, que puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red.

· Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

FUNCIÒN:

Access es un programa para crear y manejar bases de datos. En Access una Base de datos es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) y los objetos que definen y manejan esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE LOS DATOS ALMACENADOS

EN UNA BASE DE DATOS

Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .mdb pueden existir elementos llamados objetos de hasta seis tipos o naturalezas diferentes:

o TABLAS: estructura de filas y columnas que alberga información o datos.
o CONSULTAS: permite buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
o FORMULARIOS: permite ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
o INFORMES: permite resumir la información de las tablas e imprimirla con un diseño específico.
o PÁGINAS DE ACCESO A DATOS: para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet.
o MACROS: es la ejecución de listas de acciones como abrir un formulario o imprimir un informe.
o MODULOS: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos.

ESTRUCTURA BASE DE DATOS

VENTAJAS Y DESVENTAJAS BASE DE DATOS

Los sistemas de bases de datos presentan numerosas ventajas que se pueden dividir en dos grupos: las que se deben a la integración de datos y las que se deben a la interface común que proporciona el SGBD.

Ventajas por la integración de datos

•Control sobre la redundancia de datos. Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos, o bien es necesaria para mejorar las prestaciones.
•Consistencia de datos. Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes. Desgraciadamente, no todos los SGBD de hoy en día se encargan de mantener automáticamente la consistencia.
•Más información sobre la misma cantidad de datos. Al estar todos los datos integrados, se puede extraer información adicional sobre los mismos.
•Compartición de datos. En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados. Además, las nuevas aplicaciones que se vayan creando pueden utilizar los datos de la base de datos existente.
•Mantenimiento de estándares. Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de acceso.
•Mejora en la integridad de datos. La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.
•Mejora en la seguridad. La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros. Sin embargo, los SGBD permiten mantener la seguridad mediante el establecimiento de claves para identificar al personal autorizado a utilizar la base de datos. Las autorizaciones se pueden realizar a nivel de operaciones, de modo que un usuario puede estar autorizado a consultar ciertos datos pero no a actualizarlos, por ejemplo.
•Mejora en la accesibilidad a los datos. Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.
•Mejora en la productividad. El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita escribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros típicas de los programas de aplicación. El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel. Muchos SGBD también proporcionan un entorno de cuarta generación consistente en un conjunto de herramientas que simplifican, en gran medida, el desarrollo de las aplicaciones que acceden a la base de datos. Gracias a estas herramientas, el programador puede ofrecer una mayor productividad en un tiempo menor.
•Mejora en el mantenimiento gracias a la independencia de datos. En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas de aplicación que los manejan. Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados. Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.
•Aumento de la concurrencia. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o, incluso, que se pierda la integridad. La mayoría de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemas de este tipo.
•Mejora en los servicios de copias de seguridad y de recuperación ante fallos. Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos. En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo
Tambien vamos a describir los posibles inconvenientes que puede acarrear la integración de un Sistema Gestor de Bases de Datos.

Inconvenientes de los sistemas de bases de datos

•Complejidad. Los SGBD son conjuntos de programas muy complejos con una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder sacar un buen partido de ellos.
•Tamaño. Los SGBD son programas complejos y muy extensos que requieren una gran cantidad de espacio en disco y de memoria para trabajar de forma eficiente.
•Coste económico del SGBD. El coste de un SGBD varía dependiendo del entorno y de la funcionalidad que ofrece. Por ejemplo, un SGBD para un ordenador personal puede costar 500 euros, mientras que un SGBD para un sistema multiusuario que dé servicio a cientos de usuarios puede costar entre 10.000 y 100.000 euros. Además, hay que pagar una cuota anual de mantenimiento que suele ser un porcentaje del precio del SGBD.
•Coste del equipamiento adicional. Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.
•Coste de la conversión. En algunas ocasiones, el coste del SGBD y el coste del equipo informático que sea necesario adquirir para su buen funcionamiento, es insignificante comparado al coste de convertir la aplicación actual en un sistema de bases de datos. Este coste incluye el coste de enseñar a la plantilla a utilizar estos sistemas y, probablemente, el coste del personal especializado para ayudar a realizar la conversión y poner en marcha el sistema. Este coste es una de las razones principales por las que algunas empresas y organizaciones se resisten a cambiar su sistema actual de ficheros por un sistema de bases de datos.
•Prestaciones. Un sistema de ficheros está escrito para una aplicación específica, por lo que sus prestaciones suelen ser muy buenas. Sin embargo, los SGBD están escritos para ser más generales y ser útiles en muchas aplicaciones, lo que puede hacer que algunas de ellas no sean tan rápidas como antes.
•Vulnerable a los fallos. El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que puedan producirse.

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5.

características elementales que debe reunir toda base de datos

Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.

Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:

Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.

¿Qué propiedades deben tener los datos contenidos en una base de datos?

Las bases de datos debeb cumplir las siguientes propiedades:

-Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene.

-Presentan la menor redundancia posible.

-Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones.

¿ Según su función como se clasifican las bases de datos?

Podemos encontrar los siguientes:

- MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.

- PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.

-Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.

-Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.

8.

¿De acuerdo a su modelo de administración de datos cómo se clasifican las bases de datos?

Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.

Algunos modelos son:

Bases de datos jerárquicas
Bases de datos de red
Bases de datos transaccionales
Bases de datos relacionales
Bases de datos multidimensionales
Bases de datos orientadas a objetos
Bases de datos documentales
Bases de datos deductivas
Gestión de bases de datos distribuida

¿En que consiste la ley de Habeas data?

El objetivo de esta ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.